Порядок ведення трудових книжок працівників.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації (далі - підприємство) усіх форм власності або у фізичної особи понад п’ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

Слід зауважити, що при влаштуванні на роботу працівники зобов’язані подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.

Питання, пов’язані з порядком ведення трудових книжок, їх зберіганням, виготовленням, постачанням і обліком, регулюються, зокрема, Кодексом законів про працю України, постановою Кабінету Міністрів України від 27 квітня 1993 р. N 301 "Про трудові книжки працівників", Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 р. N 58, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17 серпня 1993 р. за N 110.

Так, заповнення трудової книжки вперше провадиться власником або уповноваженим ним органом не пізніше тижневого строку з дня прийняття на роботу.

При цьому, при виписуванні трудової книжки, або вкладиша до неї, або дубліката трудової книжки власник або уповноважений ним орган стягує з працівника суму її вартості. У разі невірного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також псування їх бланків внаслідок недбалого зберігання вартість зіпсованих бланків сплачується підприємством.

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць - двозначними); акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилами чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.

Крім того, записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці, в якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша).

У разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконується власником або уповноваженим ним органом, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов’язаний надати працівнику в цьому необхідну допомогу.

Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робиться правонаступником і засвідчується печаткою, а в разі його відсутності - вищестоящою організацією, якій було підпорядковане підприємство, а в разі його відсутності - облархівом, держархівом м. Києва, держархівом м. Севастополя і держархівом при Раді Міністрів Криму.

Необхідно відмітити, що виправлені відомості про роботу, про переведення на іншу роботу, про нагородження та заохочення та ін. мають повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження.

У разі втрати наказу чи розпорядження або невідповідності їх фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на основі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

Слід зазначити, що до трудової книжки вносяться такі відомості, як:

- відомості про працівника: прізвище, ім’я та по батькові, дата народження;

- відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;

- відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами України та - - - відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;

- відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв’язку з цим винагороди.

- Стягнення до трудової книжки не заносяться.

Варто відзначити, що відомості про працівника записуються на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім’я та по батькові (повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказуються на підставі паспорту або свідоцтва про народження.

Після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.

Зміна записів у трудових книжках про прізвище, ім’я, по батькові і дату народження виконується власником або уповноваженим ним органом за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, ім’я та по батькові тощо) і з посиланням на номер і дату цих документів.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюється, наприклад, колишнє прізвище або ім’я, по батькові, дата народження і записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки і завіряються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

Щодо внесення відомостей про роботу слід зазначити, що записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнятий працівник, виконуються для робітників та службовців відповідно до найменування професій і посад, зазначених у "Класифікаторі професій".

Якщо працівник має право на пенсію за віком на пільгових умовах, запис у трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць, і має відповідати найменуванню Списків виробництв, робіт, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення.

Показники, зазначені у цих Списках, обов’язково повинні бути підтверджені у карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестації і можуть записуватись у дужках.

Якщо працівнику в період роботи надається новий розряд, тоді про це в установленому порядку робиться відповідний запис.

Робота за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, в трудовій книжці зазначається окремим рядком. Запис відомостей про роботу за сумісництвом провадиться за бажанням працівника власником або уповноваженим ним органом.

Переведення працівника на іншу постійну роботу на тому ж підприємстві оформлюється в такому ж порядку, як і прийняття на роботу.

Також варто відзначити, що до трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів такі записи як:

- про час служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, які проходять службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення із служби;

- про час навчання у професійних навчально-виховних закладах та інших закладах у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);

- про час навчання у вищих навчальних закладах (включаючи і час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики) та про час - перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі, крім випадків, коли для студентів, слухачів курсів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів, які мають трудові книжки, навчальний заклад (наукова установа) вносить записи про час навчання на денних відділеннях (у тому числі підготовчих) вищих навчальних закладів;

- про роботу як членів колгоспу - у тому разі, коли чинним законодавством передбачене зарахування цієї роботи в загальний трудовий стаж працівників;

- про час догляду за інвалідом I групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду, у тому числі за перестарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком);

- безробітним особам про період одержання допомоги по безробіттю заноситься у трудову книжку органом державної служби зайнятості населення.

Що стосується ведення трудових книжок працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб - суб’єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), слід зазначити, що трудові книжки згаданих працівників зберігаються безпосередньо у працівників.

Фізичні особи - суб’єкти підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму, та фізичні особи, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг роблять записи до трудових книжок працівників про прийняття на роботу та звільнення з роботи відповідно до укладених з працівниками письмових трудових договорів, що зареєстровані в установленому порядку в державній службі зайнятості.

Унесені фізичною особою до трудових книжок записи підтверджуються підписом посадової особи органу державної служби зайнятості, який зареєстрував трудовий договір, і засвідчуються його печаткою.

Стосовно внесення до трудової книжки відомостей про нагородження і заохочення слід зазначити, що до трудових книжок працівників у розділ "Відомості про нагородження" вносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України; у розділ "Відомості про заохочення" вносяться відомості про заохочення за успіхи у праці. До трудових книжок не заносяться премії, передбачені системою заробітної плати, або виплата яких носить регулярний характер.

Необхідно зазначити, що у випадках, коли в трудовій книжці заповнені усі сторінки відповідних розділів, вона доповнюється вкладишем.

Вкладиш вшивається у трудову книжку, заповнюється і ведеться власником або уповноваженим ним органом за місцем роботи працівника у такому ж порядку, що і трудова книжка. Вкладиш без трудової книжки недійсний.

Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці (титульний аркуш) трудової книжки зверху ставиться штамп розміром 10 х 25 мм з надписом "Виданий вкладиш" і тут же зазначаються серія і номер вкладиша. При кожній наступній його видачі має ставитися другий штамп і зазначається серія і номер вкладиша.

У разі необхідності доповнення трудової книжки вкладишем видається вкладиш нового зразка незалежно від того, яку трудову книжку має працівник.

Слід зазначити, що у випадку, коли громадянин загубив трудову книжку (вкладиш до неї), він зобов’язаний негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а в разі ускладнення - в інші строки власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом "Дублікат" в правому верхньому кутку першої сторінки.

Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами.

Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена і т. ін.), то власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї).

При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис: "Замість видано дублікат", а книжка повертається її власнику. При влаштуванні на нове місце роботи працівник зобов’язаний пред’явити дублікат трудової книжки.

Також варто зауважити, що якщо трудова книжка працівника загублена підприємством внаслідок стихійного лиха або з інших причин, то йому видається дублікат трудової книжки без стягнення її вартості.

Щодо заповнення трудової книжки при звільненні, а також щодо видачі трудової книжки при звільненні доцільно відмітити, що у разі звільнення працівника всі записи про роботу і нагороди, що внесені у трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою ним особою та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

Записи про причини звільнення у трудовій книжці повинні провадитись у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства із посиланням на відповідну статтю, пункт закону.

Днем звільнення вважається останній день роботи.

Доцільно відмітити, що згідно з чинним законодавством власник або уповноважений ним орган зобов’язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення.

При затримці видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органа працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.

Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ і вноситься запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним.

Варто відзначити, що якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то власник або уповноважений ним орган в цей день надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.

При цьому, пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки за письмовою згодою працівника.

Разом з цим, слід зазначити, що на підприємстві ведеться документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок, а саме, книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них та книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них і книга обліку руху трудових книжок мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом керівника підприємства і печаткою.

Також варто зазначити, що Міністр КМУ сподівається, що скасувати трудові книжки вдасться вже цього року. Сьогодні має бути запущено в роботу законопроект і акти Уряду, які скасують обов'язковість трудових книжок.

Міністр Кабінету міністрів Дмитро Дубілет анонсував скасування трудових книжок в Україні. Про це повідомляє РБК-Україна, посилаючись на Facebook Дубілета.

Міністр сподівається, що скасувати трудові книжки вдасться уже в цьому році.

"Сьогодні ми запускаємо в роботу законопроект і акти уряду, які скасують обов'язковість трудових книжок... Громадяни не будуть зобов'язані при наймі на роботу подавати роботодавцю свою трудову книжку. Відповідно, роботодавцям не потрібно її перевіряти або зберігати. Справа в тому, що в електронних реєстрах держави дані про трудовий стаж всіх українців з 2000 року є і так. Для розрахунку пенсій або інших соціальних виплат уже використовуються саме ці дані", - написав він.

Дубілет зазначив, що українці зможуть легко отримати електронний документ з інформацією про свій стаж в інтернеті. Цей документ вони можуть надати роботодавцю, якщо тому важливо перевірити стаж здобувача з офіційних реєстрів.

"Щоб отримати цей документ, громадянину потрібно буде зробити кілька кліків і скористатися ЕЦП. Також, сподіваюся, ми встигнемо прикрутити туди і BankID. Роботодавці зможуть перевірити справжність документа за допомогою QR-коду, який буде автоматично накладатися на ці документи", - пояснив міністр Кабміну.

За його словами, при наявності у громадянина трудового стажу до 2000 року буде можливість занести цю інформацію в електронний реєстр - самостійно або через роботодавця.

"Якщо хтось все ж захоче "колекціонувати" інформацію про свій стаж у трудових книжках, забороняти ми це, звичайно, не можемо. Можна все так же просити свого роботодавця робити в ньому записи і ставити штампи. Але ні ви, ні роботодавець це тепер не зобов'язані робити. Я сподіваюся, що ми зможемо прийняти закони, відповідні постанови і запустити всі технічно вже в цьому році ", - додав Дубілет.